Международный Апостиль в Нью-Йорке
Вячеслав Сергеевич Кутузов, нотариус штата Нью-Йорк Регистрационный номер нотариуса 01KU6344026
Лицензия юрисконсульта (legal consultant) № 5641899
Мы применяем международные стандарты конфиденциальности информации
ISO/IEC 27001 Information security management
Что такое международный Апостиль?
Международный Апостиль - это форма легализации (признания) официального документа, выданного в одном государстве, и предназначаемого для использования в другом государстве. Официальным документом является всякий документ, который выдан компетентным органом государства. Также, в качестве официальных признаются документы частного характера (доверенности, договоры, долговые расписки, иные правовые инструменты), которые заверены компетентными государственными органами и нотариусами.
Целью апостилирования является подтверждение иностранного документа. Поэтому Апостиль всегда проставляется в государстве происхождения документа. К примеру, если у вас имеется свидетельство о рождении, выданное в Соединенных Штатах, и вы планируете использовать это свидетельство в России, то оформление Апостиля будет происходить только в США.
Оформление Апостиля и использование его за рубежом возможно в случае, если и государство выдачи документа, и государство, в котором документ будет использоваться являются членами Гаагской конвенции об Апостиле от 5 октября 1961 года. Полный список государств-участников Гаагской конвенции доступен на сайте конвенции.
Международный Апостиль проставляется в виде штампа либо в виде отдельного сертификата. В Соединенных Штатах практикуется проставление сертификата. Формат сертификата Апостиля разница по своему дизайну от штата к штату, однако приводимая в Апостиле информация соответствует требованиям Гаагской конвенции 1961 года.
Юридическая сила Апостиля имеет ограничения. Во-первых, Апостиль подтверждает только происхождение публичного документа посредством удостоверения подлинности подписи на документе и качества, в котором действовало лицо, подписавшее документ, а также, при необходимости, подлинности печати или штампа на документе (статья 5 (2)). Апостиль не удостоверяет ни содержание публичного документа, ни то, что соблюдены все требования государства происхождения в отношении надлежащего оформления публичного документа. И, наконец, Апостиль не влияет на вопросы принятия документа, его допустимость или доказательную силу.
Гаагская конвенция 1961 года применяется только в том случае, если и государство, на территории которого был оформлен публичный документ («государство происхождения»), и государство, на территории которого должен быть предъявлен публичный документ («государство назначения»), являются государствами-участниками Гаагской конвенции. Это означает, что если у вас есть публичный документ, выданный в штате Нью-Йорк, и вы планируете использовать его в Объединенных Арабских Эмиратах (которые не являются государством-участником), то вы не сможете подтвердить данный документ через процедуру апостилирования. В таком случае владельцу документа придется проходить процедуру консульской легализации документа. Чтобы узнать, какие государства являются Договаривающимися государствами, проверьте список Договаривающихся государств.
Конвенция не допускает принятие апостилирвоанного документа, если он выдан в государстве, не являющемся участником Гаагской конвенции. Однако Апостиль может быть выдан в государстве-участнике в отношении публичного документа, который был выдан до вступления в силу Гаагской конвенции 1961 года.
Апостиль не может быть отклонен на том основании, что основной документ не считается публичным документом в соответствии с законодательством государства-назначения, однако закон государства-назначения может определять, какое юридическое действие имеет публичный документ. Частные документы (такие как доверенность, контракты, иные) могут быть апостилированы, если они заверены нотариусом или аналогичным должностным лицом.
В разных странах по-разному решается вопрос о том, может ли копия документа быть заверена по механизму апостиля. В большинстве случаев копия должна быть заверена официальным лицом.
Истечение срока действия, хотя и может прекратить действие публичного документа в государстве происхождения, обычно не лишает документ его публичного характера, если иное не предусмотрено законодательством государства-происхождения. Пока документ с истекшим сроком действия остается публичным, на него может быть поставлен апостиль.
Апостиль удостоверяет подлинность только подписи/печати одного должностного лица или органа. Потому один Апостиль не может быть выдан на несколько документов, оформленных разными должностными лицами. В интересах оперативности некоторые Компетентные органы выдают единый апостиль для нескольких документов, которые были объединены вместе, когда каждый документ в пакете оформляется одним и тем же должностным лицом или органом.
Все юридические аспекты применения положений Гаагской конвенции 1961 года подробно разъяснены в Руководстве по практическому применению Конвенции об Апостиле.
Чем Апостиль отличается от консульской легализации документов?
В международном праве существуют две формы признания и подтверждения иностранных документов: консульская легализация и механизм международного Апостиля. При консульской легализации лицо, обладающее официальным документом, вправе обратиться в консульство иностранного государства, на территории которого такое лицо планирует использовать документ, для консульского удостоверения документа. К примеру, лицо, обладающее свидетельством о заключении брака штата Нью-Йорк, обращается в консульство Объединенных Арабских Эмиратов для проведения консульской легализации такого свидетельства для его последующего использования в ОАЭ.
Если рассматривать практику оформления Апостиля в США, то можно отметить, что консульская легализация в большинстве случаев будет более длительным, бюрократичным и дорогим способом международной легализации документа по сравнению с проставлением Апостиля.
Консульская легализация документа необходима если страна выдачи документа или страна, в которой документ будет применяться, не являютсячленами Гаагской конвенции 1961 года. Наша компания занимается оформлением консульской легализации документов в США и иностранных юрисдикциях.
На какие документы может быть получен международный Апостиль?
Международный Апостиль может быть оформлен оформлен на любые официальные документы, в том числе и те, которые были выданы до вступления конвенции в силу для конкретного государства происхождения документа.
В качестве официальных могут выступать документы актов гражданского состояния, (свидетельство о рождении, смерти, заключении и расторжении браков, усыновлении/удочерении, смене имени и иные). Также возможно апостилирование решений судов, актов государственных органов, таких как свидетельство о натурализации, справка об отсутствии судимости, документы полиции и FBI, выписки из корпоративных реестров, реестров недвижимости, реестров судов, реестров товарных знаков.
Апостиль не может быть отклонен на том основании, что основной документ не считается официальным документом в соответствии с законодательством государства назначения, хотя этот закон может определять правовые последствия для основного документа. Компетентные органы могут выдавать апостиль только для официальных документов, исходящих из их государства (ст. 3 (I)). Компетентный орган не может выдать апостиль для иностранного официального документа.
Помимо документов, выдаваемых государством, возможно проставление Апостиля на документы частного характера, такие как доверенности, договоры, долговые расписки, финансовые инструменты и иные. Непременным условием для апостилирования данных документов выступает их предварительно нотариальное удостоверение согласно местным правилам нотариата.
Апостиль подтверждает подлинность подписи/печати только одного должностного лица или органа. В тех случаях, когда множественные официальные документы, выданные различными государственными должностными лицами/органами власти, представлены на апостилизацию, для каждой подписи и/или печати, требующих аутентификации, должен быть выдан отдельный Апостиль. Также, для одного нотариального заверения в конечном итоге может быть выдан один Апостиль.
Какой орган осуществляет проставление международного Апостиля?
Список органов, осуществляющих оформление международного Апостиля от имени конкретного государства устанавливается протоколами договаривающихся государств к Гаагской конвенцией 1961 года.
В США определение органа, проставляющего Апостиль, зависит от того, каким органом выдан апостилируемый документ. Документ, выданный федеральными органами, как правило, апостилируется федеральными органами. Документы, выданные органами штатов или органами местного самоуправления, апостилируются органами штатов. Полный список компетентных органов США приводится на сайте конвенции.
В большинстве случаев федеральные документы (документы, выданные федеральными органами, консульскими учреждениями США, военными нотариусами, аккредитованными в США иностранными должностными лицами) апостилируются Департаментом государства США. Для этого следует направить ваш документ вместе с
1. формой запроса DS-4194,
2. оплатой госпошлины $8 за документ в виде чека банка США или moneyorder,
3. оплаченным конвертом с адресам возврата документа,
Почтовый адрес департамента: U.S. Department of State, Office of Authentications, CA/PPT/S/TO/AUT, 44132 Mercure Cir., PO Box 1206, Sterling, VA 20166-1206. Срок апостилирования документов Департаментом государства США составляет 3-4 недели не включая почтового пробега. На сегодняшний день отсутствует возможность ускорения процедуры.
Документы, выданные органами штатов или органами местного самоуправления, апостилируются полномочными органами штатов, информация и контакты которых доступны по ссылкам: Alabama (AL), Alaska (AK), Arizona (AZ), Arkansas (AR), California (CA), Colorado (CO), Connecticut (CT), Delaware (DE), Florida (FL), Georgia (GA), Hawaii (HI), Idaho (ID), Illinois (IL), Indiana (IN), Iowa (IA), Kansas (KS), Kentucky (KY), Louisiana (LA), Maine (ME), Maryland (MD), Massachusetts (MA), Michigan (MI), Minnesota (MN), Mississippi (MS), Missouri (MO), Montana (MT), Nebraska (NE), Nevada (NV), New Hampshire (NH), New Jersey (NJ), New Mexico (NM), New York (NY), North Carolina (NC), North Dakota (ND), Ohio (OH), Oklahoma (OK), Oregon (OR), Pennsylvania (PA), Rhode Island (RI), South Carolina (SC), South Dakota (SD), Tennessee (TN), Texas (TX), Utah (UT), Vermont (VT), Virginia (VA), Washington (WA), West Virginia (WV), Wisconsin (WI), Wyoming (WY), District of Columbia (Washington D.C.).
Как оформить Апостиль в Нью-Йорке?
Процедура оформления международного Апостиля в Нью-Йорке зависит от вида апостилируемого документа. В большинстве случаев Апостиль проставляется Секретарем штата.
Если документ был нотариально удостоверен, то перед обращением к Секетарю штата необходимо представить такой документ в офис клерка округа (County Clerk Office) для подтверждения полномочий нотариуса (signature authentication). Перечень клерков округов, в которых можно получить подтверждение полномочий нотариуса приводится на штампе самого нотариуса. В округе Манхэттен (округ Нью-Йорк) клерк округа располагается по адресу: 60 Centre Street, Room 141B New York, NY 10007. Стоимость подтверждения полномочий нотариуса составляет $3.
Услуги оформления Апостиля представляются двумя офисами Секретаря штата. Первый офис расположен в Манхеттене, Нью-Йорке, по адресу: 123 William Street, 2nd floor, New York, NY 10038. Офис работает с понедельника по пятницу с 9:00 до 15:30. Этот офис позволяет оформить Апостиль в день обращения. На время пандемии COVID-19 данный офис не функционирует.
Второй офис расположен в городе Олбани. Данный офис обрабатывает только запросы, поступившие почтой на адрес офиса: Division of Licensing Services, Apostille and Authentication Unit, PO Box 22001, Albany, NY 12201-2001.
Для оформления апостиля в обоих офисах нужно представить:
-
Форму запроса,
-
Оплату пошлины $10 за документ в виде чека банка США или moneyorder, на имя New York State Department of State,
-
Оплаченный конверт с адресам возврата документ (при направлении запроса почтой). При отправлении запроса почтой в качестве адреса отправителя на возвратном конверте следует указывать адрес заявителя, а не департамента.
Оформление международного Апостиля в Нью-Йорке может осуществляться как владельцем документа, так и любым иным лицом. Доверенность на апостилирование документа не требуется.
Апостиль на свидетельство о рождении/смерти. Для оформления Апостиля на свидетельство о рождении/смерти, выданного департаментом здравоохранения города Нью-Йорка (New York CityDepartment of Health and Mental Hygiene) в отношении актов рождения/смерти, произошедших в границах города Нью-Йорк, необходимо, чтобы к такому свидетельству прилагалось сертификационное письмо (letter of exemplification). Если такое письмо отсутствует, необходимо заказать дубликат свидетельства вместе с letter of exemplification. Это можно сделать онлайн на сайте vitalchek.com либо при личном обращении в департамент здравоохранения города Нью-Йорка по адресу: 125 Worth Street, New York, NY 10013. При личном обращении документ, как правило, выдается в тот же день.
Сертификационное письмо (letter of exemplification) не требуется для свидетельств о рождении/смерти, выданных органами здравоохранения штата Нью-Йорк за пределами города Нью-Йорк, однако для апостилирования таких свидетельств все же необходимо подтверждение подписи клерка округа.
Апостиль на свидетельство о заключении брака. Для оформления Апостиля на свидетельство о заключении брака (marriage license) штата Нью-Йорк необходимо чтобы такое свидетельство было было удостоверено клерком города посредством проставления собственноручной подписи и тиснёного (рельефного) штампа с голубыми чернилами. Получить дубликат свидетельства с необходимыми реквизитами можно по адресу: 141 Worth St, New York, NY 10013. После получения дубликата, следует произвести подтверждение подписи клерка округа, а затем представить документ на Апостиль Секретарю штата. Апостиль на решение суда. Для апостилирования решения суда необходимо получить его копию, заверенную клерком суда в установленном судом порядке. Затем такое решение подается Секретарю штата для оформления Апостиля.
Апостиль на выписки корпоративного реестра штата Нью-Йорк. Если выписка из корпоративного реестра (certificate of good standing, иное) содержит факсимильную подпись Секретаря штата Нью-Йорк (Заместителя секретаря по вопросам бизнеса и лицензионных услуг), а также печать департамента государства Нью-Йорка, то такой документ не требует подтверждения клерка округа и может быть напрямую представлен Секретарю штата для проставления Апостиля.
Образовательные документы, выданные в штате Нью-Йорк, должны быть собственноручно подписаны должностным лицом образовательного учреждения, нотариально заверены, и сертифицированы клерком округа. Только после этого их можно представлять Секретарю штата для проставления Апостиля.
Как оформить международный Апостиль в США на доверенность для иностранного государства?
Доверенность - это документ, позволяющий другому лицу совершать от вашего имени юридически значимые действия. Если у вас уже имеется нотариально удостоверенный текст доверенности, то вы можете оформить Апостиль по шагам, приведенным в разделе об оформлении Апостиля в штате Нью-Йорк.
Если вы не имеете нотариально удостоверенной доверенности либо хотите убедиться, что ваш документ разработан и нотариально удостоверен в соответствии с положениями внутреннего законодательства штата Нью-Йорк и международного права, то вам будут полезны следующие разъяснения.
Язык вашего документа. Законодательство штата Нью-Йорк позволят заверять и апостилировать документы, составленные не только на английском, но и на иных языках. Однако клиент должен понимать содержание документа на языке составления. Во избежание сложностей с переводом юридической терминологии, я рекомендую составлять документ на языке государства, на территории которого такой документ будет использоваться.
Язык нотариальной надписи. Удостоверительная надпись нотариуса обязательно должна быть составлена на английском языке согласно требованиям штата Нью-Йорк. Возможно также дублирование нотариальной надписи на русском языке. Если документ предназначен для применения в Российской Федерации, то наряду с американской нотариальной надписью возможно проставление надписи согласно "Основ законодательства РФ о нотариате".
Какие реквизиты указать в доверенности? Если в государстве, на территории которого будет применяться доверенность действуют внутренние паспорта или иные удостоверения личности, отличные от паспортов, применяемых для выезда за рубеж (загранпаспортов), то целесообразно использовать реквизиты внутренних удостоверений. Положения российского законодательства о том, что загранпаспорта используются для удостоверения личности гражданина РФ за пределами России, не могут толковаться в том ключе, что иные документы (в том числе внутренние паспорта) не могут применяться для удостоверения личности гражданина РФ за пределами России. Этот довод подтверждается и тем фактом, что российским гражданам разрешен въезд/выезд по внутренним паспортам в ряд иностранных юрисдикций на официальном уровне.
Указание реквизитов внутренних документов предпочтительно при составлении доверенности на распоряжение зарегистрированными правами (правами на недвижимость, правами на автотранспорт, иными правами, зарегистрированными в официальных реестрах.
Практика документооборота подтверждает необходимость указывать следующие паспортные реквизиты доверителя и представителя: полное имя (фамилия, имя отчество) на кириллице, желательно дублируя его написанием полного имени на латинице; дата и место рождения орган, выдавший документ, удостоверяющий личность; дата выдачи документа, срок действия документа, место регистрации по месту жительства, контактный телефон и адрес электродной почты (для того чтобы у государственного органа имелась возможность оперативно связаться с вами при попытке мошенничества с использованием ваших персональных данных).
Подробное указание правомочия. Если речь идет о распоряжении правами на имущество, целесообразно описать характеристики имущества (дата регистрации права, номер регистрационной записи, реквизиты правоустанавливающих документов).
Дата составления и список действия доверенности. В большинстве развитых юрисдикций на законодательном уровне не устанавливается предельного срока действия доверенности. Так, и в России, и в США доверитель вправе установить любой срок действия доверенности. Однако срок действия доверенности, каким бы длительным он не был, все же подлежит указанию в документе равно как и дата совершения доверенности. Поскольку сжатые сроки дисциплинируют представителя, я не рекомендую устанавливать доверенности сроком более трех лет.
Применимое право (governing law). Как и любой документ, доверенность подчиняется действию определенных правовых норм. В некоторых ситуациях определение применимого права в отношении конкретного положения доверенности может представлять сложность, потому в большинстве случаев целесообразно прямо закрепить применимое право. В своей практике я применяю правило определять применимое право как право страны, в которой доверенность подлежит использованию.
Передоверие рекомендуется включать в доверенность только если в доверенности прямо указывается круг лиц, в отношении которых возможно передоверие.
Подробные рекомендации касательно составления доверенности для продажи зарубежной недвижимости представлены мною в статье "Как продать квартиру или иную недвижимость в России лицам, проживающим в США".
Иные вопросы нотариата и апостилирования
Удостоверение личности подписанта. Для нотариального оформления документа необходимо личное присутствие подписанта у нотариуса. На проставление Апостиля это правило не распространяется. Обязательно наличие у подписанта документа, удостоверяющего личность. Им может быть действительный паспорт (безотносительно действия американской визы) либо иной документ (водительское удостоверение/ID штата, ID города). Следует иметь в виду, что если действие водительского удостоверения/ID привязано к действию другого документа (паспорта с визой - как в случае с ID штата Нью-Йорк), то предоставление последнего обязательно.
Заверение копий документов. Нотариус штата Нью-Йорк не вправе заверять копии документов, однако нотариус может заверить ваш аффидевит (письменное заявление) о верности документа, что в большинстве случаев будет равносильно заверению копии нотариусом с постсоветского пространства.
Нужно ли после проставления апостиля в США оформлять в своей стране нотариально заверенный перевод документа с апостилем? Да, так как государственный орган, в который представляется апостилированный документ, осуществляет свою деятельность только на государственном языке. Если английский не является государственным языком вашей страны, тогда представляемый докумет должен быть полностью переведен на государственный язык. Даже если в этом документе содержится незначительное количество записей на иностранном языке - к примеру, только один абзац удостоверителной надписи нотариуса, - документ также должен сопровождаться переводом, заверенным в установленном порядке (пункт 26 Информационного письма Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации № 158 от 9 июля 2013 г.) Довольно часто данные выводы игнорируются, и дополнительный перевод апостилируемого в США документа не требуется. Однако при предоставлении такого документа в суд рекомендуется оформить полный нотариальный перевод в стране представления документа.
Правовые и нотариальные услуги нашего офиса
Наша международная юридическая фирма занимается разработкой и нотариальным удостоверением всех видов юридических документов для Российской Федерации.
На все коммуникации с нашими клиентами распространяются положения об адвокатской тайне и адвокатской неприкосновенности штата Нью-Йорк. Мы применяем международные стандарты конфиденциальности информации ISO/IEC 27001 Information security management.
Также мы осуществляем истребование документов из государственных органов и частных организаций с последующим проставлением международного Апостиля во всех штатах США и иных государствах-участниках Гаагской конвенции об Апостиле от 5 октября 1961 года. Получить более подробную информацию о сроках и стоимости наших услуг можно по телефону: