В США ведение корпоративных реестров и все действия, связанные с регистрацией юридических лиц, подтверждением их существования и выдачей дубликатов корпоративных документов относятся к компетенции штатов. Каждый штат вправе устанавливать положения о формах корпоративных документов и объеме сведений, которые доступны для ознакомления третьим лицам, но в целом можно выделить следующие особенности, присущие большинству штатов:

​

Подтверждение факта существования компании возможно во всех штатах. Однако набор сведений, приводимых в certificate of good standing (или, по-другому, certificate of existence), различается в разных штатах. Обычно такой сертификат включает наименование юридического лица, включая его организационно-правовую форму, дату учреждения и подтверждение о том, что на дату выдачи сертификата такое юридическое лицо либо существует (active), либо существование приостановлено (suspended, inactive). Приостановка существования юридического лица, как правило, может произойти ввиду неуплаты пошлины за поддержание компании в реестре (franchise fee), взыскиваемой раз в 1-2 года. Некоторые штаты также позволяют заказать сертификат об отсутствии компании в корпоративном реестре штата (certificate of nonexistence), если компания не числится в реестре штата. Также, в некоторых штатах (к примеру, Невада) имеются расширенные выписки, которые помимо указанных выше сведений также содержат информацию, приводимую в годовом отчете (см. ниже).   

​

 

Уставные документы и изменения к ним доступны для ознакомления во всех штатах США. Уставные документы называются по-разному в зависимости от штатов. Для корпораций уставные документы называются Certificate of Incorporation, Articles of incorporation или иным образом, но, как правило, с указанием слова incorporation. Для юридических лиц формы Limited Liability Company уставные документы обычно именуются Articles of Association или Certificate of Association. Для удобства и простоты учреждения юридического лица, уставные документы выглядят в виде формы, генерируемой электронно после ответа учредителя на ряд вопросов на портале Секретаря Штата, или в виде PDF файла с возможность выбора нужный вариант положения о компании.

 

Как правило, подачи отдельного заявления о регистрации юридического лица не требуется. В уставных документах требуется указать минимальный набор сведений о юридическом лице: (1) наименование юридического лица, (2) цель учреждения, (3) округ регистрации (во многих случаях не нужно указывать точный адрес в учредительных документах), (4) количество объявленный акций, (5) стоимость акции, (6) наличие нескольких классов акций, (7) указание на то, кто является агентом компании в вопросах приема судебных извещений или указание, что секретарь штата уполномочивается принимать судебные извещения от имени юридического лица, (8) является ли существование юридического лица бессрочным или на конкретный период. 

​

​

Список акционеров не доступен для общественного ознакомления. Большинство штатов не требует от компаний регистрировать список акционеров в публичных реестрах. Поддержание списка акционеров - это сфера ответственности конкретного юридического лица. Третьи лица не могут получить доступ к списку акционеров юридического лица без согласия самого юридического лица. Обычно, если юридическому лицу нужно предоставить список своих акционеров, то это делается посредством предоставления нотариально заверенного письма от директора компании о составе акционеров.

​

​

Проверка полномочий органов управления состоит из двух стадий:

(1) проверка факта занятия лицом конкретной должности (как правило, эта должность именуется просто director);

(2) проверка содержания полномочий соответствующего лица по уставу компании и закону соответствующего штата.  

​

​

Для проверки факта занятия лицом конкретной должности следует вначале обратиться к годовому отчёту компании (annual report). Этот документ доступен для ознакомления не во всех штатах, но там, где он доступен, из него можно установить информацию об адресе юридического лица, его месте нахождении и о директорах компании (впрочем не все годовые отчеты содержат список должностных лиц).

​

Даже если лицо числится в годовом отчёте компании в качестве director, это еще не означает, что такое лицо вправе осуществлять все полномочия от имени компании. Для понимания круга полномочий директоров следует обратиться к внутренним документам компании и корпоративному законодательству соответствующего штата. Под внутренними документами понимаются уставные документы, указанные выше, и так называемые bylaws. В большинстве случаев полномочия конкретного должностного лица прописаны именно в bylaws, а не в учредительных документах. Bylaws не доступны для публичного доступа. Это внутренний документ юридического лица. 

​

Если годовой отчет компании не содержит списка должностных лиц или уставные документы не содержат описания полномочия должностного лица, то можно запросить у компании нотариально заверенное письмо с указанием всех должностных лиц с датами вступления в должность и конкретными полномочиями со ссылками на внутренние документы и законодательство штата, в котором зарегистрировано юридическое лицо. Рекомендуется также просить заверенную копию bylaws. 

 

Как правило, юридическое лицо считается учрежденным с момента получения Секретарем Штата учредительных документа юридического лица. 

 

По общему правилу, компания, учрежденная в одном штате, вправе вести бизнес в другом штате. Однако во многих случаях для систематического ведения предпринимательской деятельности в другом штате юридическое лицо обязано получить аккредитацию как foreign corporation (foreign - в смысле изначально учрежденная вне конкретного штата, как внутри США, так и вне). Штат учреждения компании определяет, какое право применимо к внутренним корпоративным отношениям компании, а также какое право будет использоваться судами при возникновении корпоративных споров.